Yksityisyyden suoja turvaa sinusta kerättävien, säilytettävien ja luovutettavien tietojen oikeudenmukaisen käsittelyn. Työnantajalla on oikeus kerätä, säilyttää ja luovuttaa työsuhteesi kannalta tarpeellisia henkilötietoja, kuten esimerkiksi yhteystietoja. Työnantaja ei saa kerätä henkilötietoja muualta kuin sinulta ellet ole antanut siihen erikseen lupaa. Jos työnantaja kerää sinusta tietoja muualta, on siihen ensin pyydettävä sinulta suostumus. Sen lisäksi työnantajan on kerrottava miksi tietojen kerääminen on työtehtäväsi hoitamisen kannalta tärkeää.
Työnantajan on käsiteltävä henkilötietoja asianmukaisesti, läpinäkyvästi ja turvallisesti.
Kiellettyä on mm. rotuun, uskontoon, poliittiseen mielipiteeseen, ammattiliiton jäsenyyteen ja seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvien tietojen kerääminen. Työnantaja ei saa säilyttää vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.
Suostumusta tietojen hankkimiseen ei tarvita siinä tapauksessa, että viranomainen luovuttaa työnantajalle tietoja laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai hankkii muilla lain mukaisilla perusteilla luotto- tai rikosrekisteritietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi.
Työnantajan on käsiteltävä henkilötietoja asianmukaisesti, läpinäkyvästi ja turvallisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto turvaa oikeuksiasi ja vapauksiasi henkilötietojen käsittelyssä. Lue tarkemmin aiheesta tietosuojavaltuutetun toimiston nettisivuilta.
Työnhaun yhteydessä saatetaan testata:
Sinua voidaan esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein. Sillä pyritään selvittämään edellytyksesi työtehtävien hoitoon. Työsuhteen aikana sinua voidaan testata koulutustarpeen ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Henkilötestaukseen tarvitaan aina henkilön oma suostumus.
Työnantaja voi pyytää huumausainetestausta työnhakijalta. Testin tekeminen vaatii kuitenkin työnhakijan suostumuksen, jotta se voidaan tehdä. Huumausainetestaus voidaan pyytää tekemään, kun työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisessa työssä, joka edellyttää tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä, ja jossa työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voi:
1) vaarantaa työntekijän itsensä tai toisen henkeä, terveyttä tai työturvallisuutta;
2) vaarantaa maanpuolustusta tai valtion turvallisuutta;
3) vaarantaa liikenneturvallisuutta;
4) lisätä merkittävien ympäristövahinkojen riskiä;
5) vaarantaa työtehtävissä saatujen tietojen suojaa, käytettävyyttä, eheyttä ja laatua ja siten aiheuttaa haittaa tai vahinkoa salassapitosäännösten suojaamille yleisille eduille tai vaarantaa rekisteröityjen yksityisyyden suojaa tai oikeuksia; tai
6) vaarantaa liikesalaisuutta tai aiheuttaa työnantajalle tai tämän asiakkaalle vähäistä suurempaa taloudellista vahinkoa, jos liikesalaisuuden vaarantamista tai taloudellisen riskin syntymistä ei voida muiden keinojen avulla estää.
Työnantajalla on työnhakijan suostumukseen perustuva oikeus tietojen käsittelyyn myös silloin, kun:
1) työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtäviä, joissa edellytetään erityistä luottamusta, joissa työskentely tapahtuu muualla kuin työnantajan valvomissa toimitiloissa ja joissa työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voi aiheuttaa työnantajan asiakkaalle merkittävää taloudellista vahinkoa tai vaarantaa tämän henkilökohtaista turvallisuutta;
2) työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtäviä, joihin pysyväisluontoisesti ja olennaisesti kuuluu alaikäisen kasvatusta, opetusta, hoitoa tai muuta huolenpitoa taikka muuta työskentelyä henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa alaikäisen kanssa eikä niihin osallistu muita henkilöitä; tai
3) työnhakijan on tarkoitus hoitaa sellaisia tehtäviä, joissa on itsenäisesti ja valvomattomasti pääsy huumausaineisiin tai vähäistä suurempaan määrään sellaisia lääkkeitä, joita voidaan käyttää huumaaviin tarkoituksiin.
Edellä mainittuja asioita sovelletaan myös, jos työntekijän työtehtävät muuttuvat työsuhteen aikana siten, että ne täyttävät edellä tarkoitetut edellytykset työnantajan oikeudesta käsitellä huumausainetestiä koskevaan todistukseen merkittyjä tietoja.
Katso Finlexin kohta huumausaineiden käyttöä koskevien tietojen käsittelystä.
Työnantaja voi tarkistaa luottotiedot, jos työtehtäviin liittyy mahdollisuus laittoman taloudellisen hyödyn tavoitteluun. Tällaisia tehtäviä ovat mm. sellaiset työtehtävät, jotka sisältävät päätöksien tekemistä, joissa on taloudellisia sitoumuksia, myönnetään luottoja tai valvotaan niitä, käsitellään asiakkaan tai organisaation varoja, ollaan tekemisissä suojattujen liike- ja ammattisalaisuuksien kanssa.
Terveystiedot
Työnantaja saa käsitellä terveystietojasi, jos on saanut tiedot sinulta tai olet antanut siihen suostumuksesi. Sairautta tai vammaa koskevat tiedot ovat laissa määritelty arkaluontoisiksi tiedoiksi ja niitä voi käsitellä työpaikalla ainoastaan työntekijän luvalla.
Hyväksyttävä terveystietojen käsittely voi liittyä esimerkiksi:
- sairausajan palkan maksamiseen tai poissaolosyyn selvittämiseen.
- tilanteeseen, jossa työn tekeminen aiheuttaa sairastumisen vaaraa.
- tilanteeseen, jolloin työntekijä haluaa selvitellä työkykyisyyttään.
Terveydentilaa koskevat tiedot on poistettava välittömästi, kun käsittelylle ei ole enää perustetta.
Terveystiedoista ei saa pitää työpaikalla minkäänlaista rekisteriä. Sellainen on luvallista ainoastaan terveydenhuollon toimijalla, kuten esimerkiksi työterveyshuollolla. Työterveyshuollolla ei ole oikeutta luovuttaa rekisteriä työnantajalle vaan työnantaja saa työterveyshuollolta ainoastaan tiedon siitä, onko työntekijä soveltuva työtehtäviinsä.
Työnantajalla on oikeus koota tiedot sairauspoissaolojen määristä tai ajankohdista esimerkiksi palkanmaksuja varten. Nämä tiedot työnantaja voi myös luovuttaa työterveyshuoltoon. Tällaiseen rekisteriin ei kuitenkaan saa työnantaja koota poissaolojen syitä eli diagnooseja.
Työnantajalla on oikeus lähettää sinut työterveyshuoltoon, jos on perustellut syyt epäillä, että työkykysi on heikentynyt niin ettet enää suoriudu työtehtävistäsi. Varhaisen tuen saamisesta on voitu sopia työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa tai työpaikalla laadituissa ohjeissa. Ratkaisua heikentyneeseen työkykyyn etsitään työntekijän, työnantajan ja työterveyshuollon edustajan kanssa yhdessä. Terveydelliset diagnoosit ja työkykyä alentavat syyt jäävät kuitenkin vain sinun ja työterveyshuollon edustajan tietoon. Työnantaja saa tiedon ainoastaan esimerkiksi sairauden vaikutuksista työpanokseesi.
Sähköposti
Työnantajalla on lupa avata työntekijän sähköpostiosoitteeseen lähetettyjä viestejä sekä työntekijän sähköpostistaan lähettämiä viestejä vain tietyissä poikkeustilanteissa, jotka ovat tarkasti määriteltyjä laissa. Tutustu lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä, jos haluat tarkempia tietoja sähköpostiin liittyvistä säädöksistä.
Työnantaja ei voi lukea työntekijän työsähköpostiin tulleita tai sieltä lähetettyjä sähköposteja, jos:
- työntekijä voi poissaollessaan käyttää sähköpostin automaattivastausta, josta viestin lähettäjä saa tiedon poissaolon pituudesta ja henkilöstä keneen ottaa yhteyttä työntekijän poissaolon aikana.
- työntekijä automaattiviestin sijaan tai lisäksi työntekijä voi myös siirtää vastaanotettavan postin johonkin toiseen osoitteeseen.
- vastaanotettavat viestit siirretään saapumaan toisen henkilön sähköpostiin voi tämä arvioida, onko työnantajalla välttämätöntä saada tieto viestistä.
Milloin työnantajalla on oikeus avata työntekijän sähköpostia?
Työnantaja voi lukea työntekijän henkilökohtaista työsähköpostia edellisessä kappaleessa mainitut toimenpiteet on tarjottu poissaolevan työntekijän käyttöön eikä tämä ole mahdollisuuksia hyödyntänyt. Tämän lisäksi tulee myös muutaman muun ehdon täyttyä ennen kuin työnantaja voi päästä lukemaan työntekijän sähköposteja:
- Ensisijaisesti työnantajan on yritettävä ottaa yhteyttä mahdolliseen viestin lähettäjään.
- Työntekijän sähköpostista haluttavan tiedon on oltava kiireellinen, mikä käy ilmi vireillä olevista asioista, jotka eivät etene ilman sähköpostissa olevia tietoja.
- Henkilökohtaisia viestejä ei saa avata. Sähköpostin lähettäjästä ja otsikosta on käytävä ilmi, että viesti liittyy olennaisesti organisaation toiminnan pyörittämiseen.
Mikäli työnantaja avaa työntekijän henkilökohtaisen työsähköpostin on tämä tehtävä tietojärjestelmän pääkäyttäjän kanssa. Sähköpostien lukemisesta on annettava työntekijälle kirjallinen selvitys miksi ja mitä viestejä on haettu esiin, ketkä sen ovat tehneet ja milloin.
Kameravalvonta
Työnantaja saa käyttää kameravalvontaa turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi ja niitä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei saa käyttää työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla.
WC- ja pukeutumistiloissa, muissa henkilöstötiloissa tai työntekijöiden omassa työhuoneessa ei myöskään saa olla kameravalvontaa. Työnantajalla on oikeus asettaa kameravalvontaa tiettyyn työpisteeseen tietyin laissa tarkasti määritellyin perustein.
Tallenteet on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä.
